Додаток №
до рішення міської ради
від 26.10.2018 № 7/60-9
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ з питань діловодства, контролю
та роботи зі зверненнями громадян
I . Загальні положення
1.1. Відділ з питань діловодства, контролю та роботи зі зверненнями громадян (далі – відділ) утворюється, реорганізується та ліквідується на підставі рішення міської ради відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
1.2. Утворення, реорганізація, ліквідація відділу, затвердження Положення, внесення змін та доповнень до нього, затвердження штатного розпису відділу та чисельної кількості працівників відділу є виключною компетенцією Покровської міської ради Донецької області.
1.3. Відділ є структурним підрозділом міської ради, не є юридичною особою, входить до структури виконавчих органів міської ради.
1.4. Відділ утворений з метою:
- документального забезпечення діяльності структурних підрозділів виконавчих органів міської ради, апарату міської ради та їх посадових осіб,
- забезпечення організації діловодства, контролю за строками проходження і виконання службових документів, забезпечення контролю за станом виконання управлінських рішень та доручень
- розгляд пропозицій, заяв і скарг, одержаних поштою, на особистому прийомі заступників міського голови, за допомогою засобів мережі Інтернет та телефонного зв’язку, інформування міського голови, керуючого справами виконкому ради про стан роботи зі зверненнями громадян. Розгляд електронних петицій.
- створення умов, необхідних для організації особистого прийому осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги з питань, що належать до компетенції міської ради, працівниками юридичного відділу міської ради.
- для надання методичної допомоги виконавчим органам міської ради, апарату виконавчого комітету міської ради, їх структурним підрозділам та посадовим особам в організації їх роботи з питань ведення діловодства, розгляду заяв і звернень громадян.
- контроль за виконанням структурними підрозділами міської ради, підприємствами, установами, організаціями доручень щодо вирішення питань, які порушувались на особистому прийомі заступників міського голови та в письмових і усних зверненнях громадян
1.5. Відділ підпорядкований керуючому справами виконавчого комітету ради.
1.6. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про запобігання корупції», іншими Законами України, актами Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови (особи, яка здійснює його повноваження) та цим Положенням.
1.7. У процесі службової діяльності відповідно до покладених на нього завдань, функцій та повноважень відділ взаємодіє з органами управління і влади; з іншими органами місцевого самоврядування; з галузевими службами та структурними підрозділами міської ради, в тому числі, окремими управліннями (відділами) міської ради; представницькими органами; з підприємствами, установами, організаціями та закладами усіх форм власності; з об’єднаннями громадян та окремими громадянами з питань, що входять до компетенції відділу.
2. Основні функції та завдання відділу
2.1. Основними функціями відділу є:
2.1.1. забезпечення реалізації норм чинного законодавства України з питань організації діловодства, контролю, документообігу, роботи зі зверненнями громадян та організації належного реагування виконавчих органів міської ради, їх структурних підрозділів та посадових осіб на такі звернення;
2.1.2. встановлення та забезпечення єдиного порядку документообігу на основі використання сучасних засобів організаційної техніки та програмного забезпечення з метою скорочення кількості паперових носіїв інформації;
2.1.3. розроблення Інструкції з діловодства у виконавчих органах міської ради, апараті виконавчого комітету міської ради та номенклатури справ, своєчасного внесення змін до них на підставі відповідних нормативно-правових актів;
2.1.4. участь у документальному забезпеченні засідань виконавчого комітету міської ради;
2.1.5. здійснення контролю за станом виконавської дисципліни, доведення управлінських рішень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради до відома виконавців та зацікавлених осіб;
2.1.6. Організація прийомів громадян заступниками міського голови, керуючим справами виконкому ради, а також особисті прийоми осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги з питань, що належать до компетенції міської ради у відповідності із затвердженим графіком прийому; аналіз та узагальнення звернень громадян; забезпечення розгляду та оприлюднення електронних петицій на сайті «Електронні петиції м. Покровськ».
2.1.7. Виконання функцій громадської приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги з питань, що належать до компетенції міської ради.
2.2. Основними завданнями відділу є:
2.2.1. організація та ведення діловодства у міської ради відповідно до Інструкції з діловодства та чинних правил; впровадження державних стандартів, уніфікованих систем документації, інших нормативів;
2.2.2. прийом, реєстрація та своєчасна передача за призначенням вхідної кореспонденції, у тому числі звернень громадян, а також внутрішню документацію міської ради, реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції з питань діяльності виконавчих органів ради, їх структурних підрозділів та посадових осіб; ведення реєстраційної картотеки;
2.2.3. забезпечення реєстрації і обліку звернень громадян, ведення алфавітно-облікової і контрольної картотеки, оперативної і підсумкової статистики звернень, поточний архів.
2.2.4. здійснення попереднього розгляду листів, підготовка їх в установленому порядку для послідуючої доповіді керівництву міської ради. Повідомлення громадян про наслідки розгляду їх звернень.
2.2.5. вивчення і узагальнення пропозицій, заяв і скарг громадян, що надійшли до міської ради, здійснення підготовки інформаційних матеріалів (довідок, пропозицій) керівництву міської ради про стан роботи, причини письмових і усних звернень громадян.
2.2.6. підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень міської ради та виконкому з питань діловодства, контролю та роботи зі зверненнями громадян за дорученням керівництва міської ради.
2.2.7. підготовка, ведення, облік та зберігання протягом установленого строку розпоряджень, доручень та письмових вказівок міського голови (особи, яка здійснює його повноваження), протоколів засідань виконавчого комітету міської ради.
2.2.8. тиражування та доведення до відома виконавців та зацікавлених осіб розпоряджень, доручень та письмових вказівок міського голови (особи, яка здійснює його повноваження), протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, інших службових документів.
2.2.9. складання зведеної номенклатури справ виконавчого комітету міської ради, здійснення контролю за правильністю формування і зберігання справ, що підлягають передачі до архіву;
2.2.10. організація діловодства (ДСК) (за окремою інструкцією);
2.2.11. здійснення, у межах компетенції, на підставі доручень міського голови (особи, яка здійснює його повноваження), керуючого справами виконавчого комітету ради перевірок стану організації діловодства та роботи із зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради, їх структурних підрозділах, апараті виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах, закладах та організаціях комунальної форми власності; надання методичної допомоги в удосконаленні форм і методів роботи з документами і зверненнями громадян;
2.2.12. здійснення контрольних функцій за станом та своєчасністю виконання нормативно-правових актів Президента України, Прем’єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, його заступників, міського голови, інших документів, в тому числі таких, що містять запити на публічну інформацію, заяв та звернень громадян тощо;
2.2.13. своєчасне та у повному обсязі інформування міського голови (особи, яка здійснює його повноваження), керуючого справами виконкому ради про хід та результати виконання усіх видів контрольних документів, що перебувають на виконанні у структурних підрозділах виконавчих органів ради, апарату виконавчого комітету міської ради;
2.2.14. забезпечення культури діловодства, впровадження засад наукової організації праці та засобів організаційної техніки у виконавчому комітеті міської ради, сприяння підвищенню рівня фахової кваліфікації посадових осіб та працівників, які беруть участь у підготовці (розробленні) документів та здійсненні документообігу;
2.2.15. здійснення контролю за правильністю користування документами в апараті виконавчого комітету міської ради, підготовка довідок, звітів, інформацій з питань діловодства та звернень громадян;
2.2.16. організація та здійснення ділового листування виконавчого комітету міської ради, в тому числі, каналами електронного зв’язку;
2.2.17. проведення реєстрації запитів на інформацію, їх опрацювання, контроль та аналіз стану їх задоволення, надання консультацій громадянам під час оформлення запитів, ведення обліку документів, що надходять до виконавчого комітету міської ради
2.2.18. підготовка інформації про виконання міською радою Закону України «Про звернення громадян» для подальшого інформування обласної державної адміністрації; оприлюднення через засоби масової інформації та на веб-сайті міської ради відомостей.
2.2.19. розгляд звернень громадян у межах компетенції відділу;
2.2.20. підготовка графіків особистого прийому громадян заступниками міського голови, доведення таких графіків до відома зацікавлених осіб;
2.2.21. реєстрація листів, заяв і звернень громадян, які надходять до виконавчого комітету міської ради, ведення контрольних карток прийому громадян з особистих питань заступниками міського голови, їх заяв і особистих звернень;
2.2.22. підготовка матеріалів щодо реагування керівників структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради на заяви та скарги громадян;
2.2.23. підготовка статистичних даних із звернень та скарг громадян для обласної державної адміністрації та обласної ради;
2.2.24. організація та проведення перевірок напрямку роботи з питань організації особистого прийому та розгляду заяв та скарг громадян в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах виконавчих органів ради, на підприємствах комунальної форми власності;
2.2.25. забезпечення реєстрації звернень, що надходять під час проведення «гарячих телефонних ліній», здійснення контролю за їх виконанням; забезпечення розгляду та оприлюднення електронних петицій на сайті «Електронні петиції м. Покровськ». Забезпечення роботи «Телефону довіри», Комісії виконкому міської ради з питань розгляду звернень громадян, організацію та проведення «Дня контролю».
2.2.26. надання методичної допомоги в організації роботи з питань ведення діловодства, роботи зі зверненнями громадян структурним підрозділам виконавчих органів ради, апарату виконавчого комітету міської ради, підприємствам,установам, закладам та організаціям, що перебувають у комунальній власності громади;
2.2.27. забезпечення належного зберігання та використання, у межах компетенції відділу, печаток і штампів відділу;
2.2.28. Здійснення друкування і розмноження розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради, своєчасне доведення їх до відповідних відділів, установ, організацій, у необхідних випадках видає копії, витяги з прийнятих рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
2.2.29. Здійснення доставки ділових паперів, пакетів, листів за призначенням, а також їх одержання і доставка від інших організацій.
2.2.30. виконання інших завдань (доручень) міського голови та керуючого справами виконкому ради, наданих ними у межах компетенції та чинного законодавства.
3. Відділ має право:
3.1. одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів та галузевих служб виконавчих органів міської ради, апарату виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності і підпорядкованості інформацію, документи, відомості та матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань і функцій;
3.2. брати участь у нарадах та інших заходах з питань організації діловодства, документообігу та роботи зі зверненнями громадян;
3.3. залучати в установленому порядку науковців, експертів та консультантів для опрацювання окремих питань організації діловодства, документообігу та роботи зі зверненнями громадян, а також спеціалістів інших структурних підрозділів для вирішення питань, що належать компетенції відділу;
3.4. у межах компетенції перевіряти і визначати ефективність здійснення іншими структурними підрозділами та галузевими службами виконавчих органів міської ради стану діловодства, документообігу та роботи зі зверненнями громадян, здійснення їх особистого прийому та вирішення питань, що піднімались у таких зверненнях;
3.5. у межах компетенції контролювати підготовку та здійснення заходів з питань організації діловодства, документообігу та роботи зі зверненнями громадян підприємствами, установами, організаціями та закладами, що перебувають у комунальній власності міста;
3.6. повертати виконавцям документи по результатам розгляду звернень громадян та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення ділового листування та Інструкції з діловодства, вимог чинного законодавства з цих питань.
3.7. сприяти заохоченню посадових осіб, які брали активну участь у впровадженні новітніх форм роботи з документами, в тому числі, електронного документообігу, надавати міському голові (особі, яка здійснює його повноваження) пропозиції щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності посадових осіб, які допустили факти грубих порушень правил документообігу, інструкції з діловодства, інших документів та нормативних актів, що регламентують напрям роботи з документами та зверненнями громадян;
3.8. брати участь в атестації посадових осіб та працівників, що виконують роботу, пов’язану з організацією діловодства, документообігу та роботи зі зверненнями громадян;
3.9. брати участь у здійсненні перевірок стану організації діловодства, документообігу та роботи зі зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради, апарату виконавчого комітету міської ради, їх структурних підрозділах, на підприємствах, в установах та організаціях, що перебувають у комунальній власності, надавати керівникам таких органів (підрозділів), підприємств, установ та організацій відповідні рекомендації за результатами проведених перевірок;
3.10. ініціювати в установленному порядку скликання нарад з питань, що належать до компетенції відділу;
3.11. в установленому законом порядку одержувати від посадових осіб місцевого самоврядування та громадян анкетні, інші персональні дані та відомості, які необхідні для виконання покладених на відділ завдань та функцій;
3.12. мати, зберігати та використовувати в ході виконання покладених на відділ завдань і функцій печатки та штампи з найменуванням відділу, а також інші печатки і штампи установленої форми, що необхідні в роботі відділу;
3.13. покладання на відділ, функцій, завдань, обов’язків та повноважень, не передбачених цим Положенням та таких, що не відносяться до компетенції відділу, не допускається.
4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ
4.1. Відділ очолює начальник, який призначається і звільняється з посади розпорядженням міського голови.
4.2. Робота відділу ведеться згідно плану, який складається на підставі плану роботи виконкому міської ради, доручень керівництва, функцій відділу.
4.3. Відділ підзвітний у своїй роботі керуючому справами виконкому ради, міському голові.
4.4. Відділ взаємодіє з іншими відділами, управліннями міської ради, організаціями, установами, комунальними підприємствами міста.
4.5. Діловодство відділу ведеться згідно номенклатури справ відділу та інструкції з діловодства.
5. Відповідальність
5.1. Відповідальність посадових осіб відділу передбачена чинним законодавством України, цим Положенням та їх посадовими інструкціями.
5.2. Посадові особи відділу, відповідно до чинного законодавства України, можуть бути притягнуті до дисциплінарної, адміністративної, кримінальної або цивільно-правової відповідальності.
5.3. Відповідальність посадових осіб відділу настає у разі невиконання або неналежного виконання ними обов’язків та функцій, закріплених за працівниками відділу їх посадовими інструкціями та цим Положенням.
5.4. Притягнення працівників відділу до відповідальності здійснюється виключно у порядку, передбаченому чинним законодавством України.
Секретар міської ради І.В. Сущенко