Збережені документи — доступні послуги: робота архіву Покровської громади

У 2024 році архівний відділ Покровської міської ради евакуювали до Кропивницького. Перевезення документів відбувалося у три етапи. Загалом вдалося перемістити майже 20 тисяч архівних справ без пошкоджень і втрат. Це дало змогу зберегти документи, необхідні мешканцям громади для підтвердження трудового стажу, відомостей про заробітну плату та вирішення майнових питань.

Попри вимушений переїзд, архівний відділ продовжив роботу та виконання запитів громадян. Нині у фондах зберігаються 8 356 справ Національного архівного фонду та 10 651 справа з кадрових питань. Документи передали на зберігання підприємства, установи й організації Покровська, Родинського та інших населених пунктів громади, зокрема ліквідовані підприємства.

Значна частина роботи архівістів пов’язана із запитами громадян, яким необхідно підтвердити трудовий стаж або отримати відомості про заробітну плату. Такі документи мають особливе значення під час оформлення пенсій. Крім того, фахівці готують витяги з господарських книг, копії рішень міської ради та її виконавчого комітету, заповітів та інших документів, необхідних для вирішення майнових питань.

«Попри вимушену евакуацію, архівний відділ продовжив роботу в Кропивницькому. Нам вдалося зберегти архівні документи та забезпечити подальше опрацювання звернень громадян. Для нас важливо, щоб мешканці громади й надалі могли отримувати необхідні довідки, витяги й копії документів», — зазначила начальниця архівного відділу Покровської міської ради Ірина Чепрас. До Кропивницького також евакуювали документи Родинського, Лисівського, Срібненського, Гришинського, Першотравневого, Новотроїцького, Новоєлизаветівського та Піщанського старостинських округів. На період воєнного стану виконання запитів щодо цих матеріалів доручили архівному відділу Покровської міської ради. Зокрема, фахівці опрацьовують господарські книги та нотаріальні документи, на підставі яких громадяни можуть отримати необхідні витяги й копії.

Від початку роботи в Кропивницькому архівний відділ виконав 776 запитів громадян.

У квітні 2026 року тут розпочали оцифрування архівних матеріалів. За сприяння Покровської МВА придбали необхідну техніку для створення цифрових копій документів.

Оцифрування допомагає зберігати інформацію, зменшує потребу в частому використанні оригіналів і спрощує пошук потрібних відомостей. Це особливо важливо для документів, які зберігаються десятиліттями та можуть знадобитися людям у майбутньому.

Під час візиту до архівного відділу в Кропивницькому начальник Покровської міської військової адміністрації Сергій Добряк ознайомився з організацією роботи та процесом оцифрування документів.

«Заради збереження особистої інформації і трудових архівів була проведена глобальна робота: завчасно все було підготовлено, документи упаковані, і коли ворог наближався, їх евакуювали до безпечного місця. Сьогодні робота відділу добре організована, наші співробітники швидко та вправно переводять архівні документи у цифровий формат. Велику справу роблять наші архівісти, за це їм велика подяка», — зазначив Сергій Добряк.

Збереження архівних документів дає змогу мешканцям Покровської громади й надалі отримувати необхідні довідки, підтверджувати трудовий стаж і вирішувати майнові питання. А оцифрування допомагає зробити роботу з документами зручнішою та забезпечити їх збереження на майбутнє.