Додаток
до рішення міської ради
від20.04.2017 № 7/33-6
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ із загальних питань міської ради
1. ЗАГАЛЬНЕ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Відділ із загальних питань міської ради (далі відділ) створюється рішенням міської ради відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні». Відділ із загальних питань міської ради є відділом міської ради та її виконавчим органом. Відділ із загальних питань міської ради входить до апарату міської ради. Відділ у своїй діяльності підпорядковується міському голові та керуючому справами виконкому міської ради.
1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, “Про запобігання корупції”, “Про звернення громадян”, «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, розпорядженнями міського голови, іншими нормативними актами та цим Положенням.
1.3.Положення про відділ із загальних питань міської ради затверджується рішенням міської ради.
1.4. Структура, штатна чисельність відділу затверджуються рішенням міської ради. 1.5. Ліквідація відділу здійснюється за рішенням міської ради.
1.6. Посадові обов'язки працівників відділу підписуються начальником відділу, затверджуються керуючим справами виконкому міської ради, а посадові обов'язки начальника відділу підписуються керуючим справами і затверджуються міським головою.
1.7. Відділ не є юридичною особою.
2. ОСНОВНІ НАПРЯМКИ РОБОТИ ВІДДІЛУ
2.1. Організація діловодства у відділах апарату міської ради, відділах і управліннях міської ради.
2.2. Організація роботи з вхідною та вихідною документацією з моменту надходження до повного виконання та відмітки про виконання.
2.3. Аналіз вхідних і вихідних документів, прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.
2.4. Організація архівної роботи в міській раді.
2.5. Оформлення справ для передачі в архівний відділ міської ради,
2.6. Надання методичної допомоги відділам, управлінням міської ради, організаціям, комунальним підприємствам міста з питань діловодства.
3. ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ
3.1. В області діловодства та архівних справ:
3.1.1. Здійснює прийом, реєстрацію в системі електронного документообігу кореспонденції, облік, зберігання, оперативний пошук, передає за призначенням вхідну кореспонденцію, відправляє вихідну кореспонденцію, веде реєстраційну картотеку.
3.1.2. Забезпечує організацію діловодства в апараті міської ради, на підставі вимог до оформлення документів та інструкції з діловодства у виконкомі міської ради.
3.1.3. Здійснює оформлення, облік і зберігання протягом установленого строку розпоряджень міського голови, рішень виконкому міської ради, протоколів засідань виконкому міської ради.
3.1.4. Вивчає стан організації діловодства у виконкомах Родинського міського та Шевченківської селищної рад, відділах і управліннях Покровської міської ради, надає їм методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами.
3.1.5. Складає зведену номенклатуру справ апарату міської ради, здійснює контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають передачі в архівний відділ міської ради.
3.1.6. Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, знищення, готує справи для здачі в архівний відділ міської ради.
3.1.7. Складає зведений опис справ постійного строку зберігання на підставі номенклатури справ апарату міської ради.
3.1.8. Оформляє закінчені діловодством документи для передачі в архівний відділ міської ради.
3.1.9. Складає щомісячний аналіз протоколів засідань виконкому, розпоряджень міського голови, довідки про документообіг в апараті міської ради.
3.1.10. Здійснює контроль за якістю і правильністю підготовки та оформлення документів у відділах, управліннях міської ради.
3.1.11. Впроваджує систему електронного документообігу, державні стандарти, уніфіковану систему документації і інші нормативні акти з діловодства.
3.2. В області контролю:
3.2.1. Здійснює та організує контроль за виконанням відділами, управліннями та іншими підрозділами міської ради актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, розпоряджень та доручень міського голови, рішень виконавчого комітету (далі - контрольні документи), а також здійснює аналіз причин порушення строків виконання документів і вносить пропозиції щодо їх усунення
3.2.2. Підготовлює інформаційно-аналітичних та інші матеріали з питань виконання контрольних документів, інформує міського голову, заступників міського голови та керуючого справами виконкому ради про стан виконання контрольних документів відділами, управліннями та іншими підрозділами міської ради.
. 3.2.3. Інформує облдержадміністрацію про стан організаційно-контрольної роботи у виконавчих органах міської ради
3.2.4. Готує план-графік з виконання контрольних документів.
3.2.5. Забезпечує своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від відділів, управлінь, інших підрозділів міської ради про хід виконання контрольних документів.
3.2.6. Готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам міської ради щотижневі нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів.
3.2.7. Контролює надходження інформації на електронну скриньку міської ради та здійснює її роздрукування.
3.3. В області організаційно-методичної роботи:
3.3.1. Розробляє і вносить на розгляд міського голови, виконавчого комітету проекти інструкцій з питань діловодства в апараті міської ради, його відділах, управліннях.
3.3.2. Вносить пропозиції до проектів планів роботи, заходів виконкому з питань, що входять у компетенцію відділу.
3.3.3. Надає організаційно-методичну допомогу у питаннях організації діловодства відділам і управлінням міської ради.
3.3.4. Забезпечує підготовку матеріалів на засідання виконавчого комітету міської ради.
3.3.5. Забезпечує культуру діловодства, сприяє підвищенню ділової кваліфікації
працівників апарату міської ради, відділів, управлінь міської ради.
3.4. В області технічного обслуговування:
3.4.1. Здійснює друкування і розмноження розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради, своєчасне доведення їх до відповідних відділів, установ, організацій, у необхідних випадках видає копії, витяги з прийнятих рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ
4.1. Відділ із загальних питань міської ради очолює начальник, який призначається і звільняється з посади розпорядженням міського голови.
4.2. Робота відділу ведеться згідно плану, який складається на підставі плану роботи виконкому міської ради, доручень керівництва, функцій відділу.
4.3. Відділ підзвітний у своїй роботі керуючому справами виконкому міської ради, міському голові.
4.4. Відділ взаємодіє з іншими відділами, управліннями міської ради, організаціями, установами, комунальними підприємствами міста.
4.5. Діловодство відділу ведеться згідно номенклатури справ відділу.
5. ПРАВА ВІДДІЛУ
Загальний відділ має право:
5.1. Брати участь у засіданнях виконкому, сесіях міської ради, а також інших засіданнях і семінарах, що проводяться у виконкомі, відповідно до компетенції відділу.
5.2. Готувати пропозиції, проекти розпоряджень з питань, які входять у компетенцію відділу.
5.3. Організовувати проведення семінарів, нарад з питань, що входять у компетенцію відділу.
5.4. Повертати виконавцю документи, проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення інструкції з діловодства, регламенту роботи виконкому.
5.5. Отримувати від посадових осіб відділів, управлінь міської ради, установ, організацій, підприємств міста незалежно від форм власності, письмові та усні пояснення, що стосуються несвоєчасного або часткового виконання доручень керівного складу міської ради з розгляду конкретних документів.
5.6. Вносити пропозиції щодо поліпшення роботи відділу, відділів апарату міської ради, виконавчих органів міської ради.
5.7. Знайомитися зі станом діловодства, здійснювати контроль за якістю виконання документів у відділах, управліннях міської ради, організаціях, установах, комунальних підприємствах міста, вимагати виконання встановлених правил роботи з документами.
6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
6.1.Відділ несе відповідальність за виконання покладених на нього повноважень.
6.2. За порушення трудової дисципліни, вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та інших законодавчих актів України, працівники відділу притягуються до відповідальності згідно з чинним законодавством.
Секретар міської ради І.В.Сущенко